Začněte s Dílna.online snadno a rychle

Registrace do naší aplikace je snadná - stačí vyplnit formulář na stránce Vyzkoušet zdarma. Obratem budete přesměrování na přihlašovací obrazovku Vaší aplikace. Přihlašovací odkaz a údaje zašleme také do Vámi zadaného e-mailu.

1. Otevřete registrační formulář pod tlačítkem Vyzkoušet zdarma ->.
2. Vyplňte požadované údaje.
3. Zvolte tarif, který nejlépe odpovídá Vašim požadavkům.
4. Potvrďte souhlasy se zpracováním osobních údajů a s obchodními podmínkami.
5. Klikněte na Vytvořit účet.

Obr.: registrační formulář se zvýrazněnými povinnými údaji.

Náš tip: Aplikace bude nastavena na základě Vámi vybraného tarifu, tedy např. s výběrem Start nebudete mít dostupnou fakturaci a další funkce aplikace, které nejsou v balíčku obsaženy. Tarif Vám na přání můžeme kdykoliv změnit.

Ihned po registraci zobrazíme přihlašovací okno do Vaší aplikace s předvyplněnou emailovou adresou. Stačí zadat Vámi zvolené heslo při registraci a jste přihlášení do Vaší aplikace.

Zároveň na Váší e-mailovou adresu zašleme po registraci e-mail s přihlašovacími údaji a odkazem do Vaší aplikace.

Pro přihlášení můžete použít také kartu Přihlásit, kde stačí zadat e-mail, pod kterým jste aplikaci registrovali. Po zadání budete přesměrování do Vaší aplikace.

Obr.: Přihlašovací obrazovka.

Náš tip: Úvodní e-mail s přihlašovacími údaji obsahuje také užitečné informace o Vaší aplikaci, doporučujeme jejich přečtení.

V sekci Nastavení můžete přizpůsobit aplikaci podle svých požadavků. Slouží také k zadání výchozích hodnot, které budou použity v různých částech aplikace.

1. Otevřete Nastavení -> Obecné.
2. Vyberte základní nastavení aplikace a financí, volitelně nahrajte logo a podpis/razítko.
3. Uložte změny.
4. Otevřete Nastavení -> Firma.
5. Zadejte firemní údaje, ideálně je načtěte z IČ tlačítkem Načíst data z aresu.
6. Uložte změny.

Obr.: Zobrazení popsaného nastavení v sekci nastavení.

Náš tip.: Před testováním zbytku aplikace doporučujeme prozkoumat celé nastavení a tím zjistit, které prvky aplikace jsou individuálně nastavitelné, jako např. štítky, stavy, číselné řady, práva, uživatelé, nastavení tisku, šablony komunikace, ..

Každý modul aplikace obsahuje nápovědu. Pokud si během práce nebudete jistí některou funkcí, klikněte na pulsující otazník. Zobrazí se podrobný popis modulu, ve kterém se právě nacházíte.

Obr. zobrazení pozice otazníku s nápovědou.

Nezobrazuje se Vám otazník s nápovědou?

Funkci můžete mít deaktivovanou. Zkontrolujte nastavení v Nastavení -> Obecné -> Zobrazovat nápovědu.

Karta Zákazníci slouží jako přehledná databáze všech Vašich klientů, včetně k nim přiřazených vozidel, zakázek a faktur.

Jak přidat nového zákazníka?

1. V hlavní menu vyberte Zákaznici.
2. Klikněte na Přidat nový záznam - otevře se karta tvorby zákazníka.
3. Vyplňte údaje, zákazníka s IČ můžete vyplnit tlačítkem Načíst data z registru.
4. Uložte záznam kliknutím na Uložit.

Tlačítko Uložit Vás přesměruje přímo do editace karty právě vytvořeného zákazníka.
Tlačítko Uložit a zavřít Vás vrátí zpět do přehledu všech zákazníků.

Správa zákazníků

V detailu zákazníka můžete jednoduše:

• Přidat, vyhledat nebo přiřadit vozidlo.
• Spravovat zakázky spárované se zákazníkem.
• Zobrazit faktury, kde tento zákazník figuruje jako odběratel.

Obr.: Karta Zákazníci se zvýrazněnou pozici v menu a tlačítkem pro vytvoření nového zákazníka.

Sekce Vozidla poskytuje přehled všech Vašich vozidel, informace o jejich majitelech a všech provedených službách.

Jak přidat vozidlo?

Vozidlo můžete v aplikaci přidat několika způsoby:

• Přímo v sekci vozidel
• Z detailu zákazníka (doporučujeme)
• Při tvorbě/editaci zakázky

Naše aplikace na sebe navazuje všechny známé informace, abyste ušetřili co nejvíce času vyplňováním, doporučujeme vozidlo vytvářet z karty zákazníka tlačítkem +Nový v okně Vozidla viz. obrázek níže.

Obr.: Tlačítko pro vytvoření nového vozidla z karty zákazníka.

Kroky pro přidání vozidla

1. Klikněte na + Nový / + Přidat nový záznam
2. Vyplňte potřebné informace. Pokud znáte VIN, vložte jej do příslušného pole a klikněte Načíst data z registru, což automaticky vyplní všechny dostupné údaje a ušetří Vám spoustu času.
3. V sekci Majitel vyberte již existujícího zákazníka, nebo zadejte nového (pokud vytváříte vozidlo z karty zákazníka, již bude předvyplnění).
4. Uložte kliknutím na Uložit.

Vozidlo se po uložení přidá do seznamu a propojí s konkrétním zákazníkem.

Gif: Ukázka automatického načítání dat z VIN.

Karta Zakázky slouží jako přehledná databáze všech zakázek, které jste v aplikaci vytvořili.

Existují tři způsoby, jak vytvořit novou zakázku:

1. Přímo v sekci Zakázky - zde vytvoříte prázdnou zakázku, která nebude předvyplněná žádnými údaji.
2. Z karty zákazníka - zakázka bude předvyplněná údajem o zákazníkovi.
3. Z karty vozidla (doporučujeme) - zakázka bude předvyplněná jak údaji o vozidle, tak o zákazníkovi, což šetří nejvíce čas a zamezuje chybám při manuálním vyplňování.

Postup vytvoření zakázky:

1. Klikněte na tlačítko + Přidat nový záznam / + Nový, otevře se karta pro vytvoření nové zakázky.
2. V sekci Základní informace vyplňte podrobnosti o zakázce, jako její název, štítky, termín a údaje o zákazníkovi (pokud již není přiřazený).
3. V sekci Vozidla můžete přidat nové vozidlo nebo přiřadit již existující. Při tvorbě zakázky z karty vozidla bude již předvyplněno, vč. údaji o zákazníkovi.
4. V sekci Položky zakázky vyplňte názvy položek a cenové údaje, nebo přiřaďte položky ze skladu.
5. Po vyplnění všech údajů klikněte na Uložit pro uložení zakázky do systému.

Tento postup Vám umožní efektivně spravovat zakázky, včetně fakturace a sledování zásob skladů.

Obr.: Ukázka editace zakázky s vyplněným zákazníkem i přiřazeným vozidlem.

Naše tipy:
- Zakázka může obsahovat více vozidel.
- Pokud zadáváte položku Práce, zadávejte pouze hodiny. Systém na pozadí automaticky spočítá cenu ze zadané hodinové sazby.

Nejsnadnější způsob fakturace je vytvoření faktury přímo z vyplněné zakázky. Díky tomu faktura automaticky načte všechny položky zakázky vč. jejich cen, odběratele a údaji o vozidle.

Existují tří způsoby, jak vytvořit novou fakturu:

1. Přímo v sekci Faktury a doklady - faktura/doklad nebude předvyplněný žádnými údaji.
2. Z karty zákazníka - faktura/doklad bude vyplněný údaji o odběrateli.
3. Z karty zakázky (doporučujeme) - faktura bude vyplněná všemi vyplněnými údaji ze zakázky, vč. položek a jejich cen, což znamená největší úsporu času.

Postup tvorby faktury/dokladu

1. Klikněte na tlačítko + Přidat nový záznam / + Nový, otevře se karta pro vytváření faktury/dokladu.
2. Zvolte číselnou řadu, v naší aplikaci můžete vytvořit fakturu, zálohovou fakturu nebo zjednodušený daňový doklad.
3. Pokud nevytváříte fakturu z vyplněné zakázky, vyberte odběratele. Pokud jste vyplnili Vaše údaje v Nastavení -> Faktury, informace o dodaveteli budou předvyplněné.
4. Zvolte v platebních údajích typ platby
5. Vyplňte položky faktury, pokud ji nevytváříte z vyplněné zakázky.
6. Po vyplnění všech údajů fakturu uložte tlačítkem Uložit.

Uložením faktury ji systém automaticky přiřadí číslo v číselné řadě a odemkne Vám její další funkce v pravém horním rohu obrazovky, jako např. tisk, stažení PDF, stažení ISDOC, dobropis, ..

Vaše faktura následně bude ve výpisu všech faktur v sekci Faktury a doklady. Správný postup tohoto procesu Vám usnadní tvorbu a správu faktur přímo v souvislosti s Vašimi zakázkami.

Obr.: Ukázka okna editace již uložené faktury.

Náš tip: Faktura s typem platby převodem bude obsahovat platební QR kód pro usnadnění platby. Systém však na pozadí verifikuje zadané číslo účtu, dokud tedy nezadáte v nastavení Vaše validní číslo účtu, QR kód se nebude zobrazovat.

Nahráním vlastního loga a razítka si můžete personalizovat dokumenty, které naše aplikace nabízí. Logo a razítko se automaticky propisují do faktur, zakázkových listů a dalších dokumentů, což Vaší firmě dodá profesionální vzhled.

Jak nahrát logo?

1. V menu klikněte na Nastavení -> Obecné
2. V sekci Základní nastavení -> Logo klikněte pro nahrání.
3. Vyberte své logo (formát PNG, JPG nebo webp).
4. Uložte změny kliknutím na Uložit.

Jak nahrát razítko?

1. V menu klikněte na Nastavení -> Obecné
2. V sekci Nastavení tisku dokumentů -> Razítko/podpis klikněte pro nahrání.
3. Vyberte své razítko/podpis (formát PNG, JPG nebo webp).
4. Uložte změny kliknutím na Uložit.

✅ Hotovo! Vaše logo a razítko se nyní automaticky zobrazí na všech klíčových dokumentech v systému.

Obr.: Zobrazení modulu Nastavení - Obecné se zvýrazněným nastavením loga a razítka.

Zakázkový list slouží k shrnutí zakázky pro zákazníka. Obsahuje základní údaje o zákazníkovi, vozidle a požadovaných pracích. Zahrnuje také kalkulaci nákladů, schválení zákazníkem a legislativní vety, jako například kontrolu dotažení kol, souhlas se zpracováním osobních údajů (GDPR) a další informace.

Postup vytvoření zakázkového listu

1. Otevřete zakázku, pro kterou chcete zakázkový list vytvořit.
2. TISK: Pro přímý tisk zakázkového listu stikněte tlačítko Tisk.
   ULOŽENÍ: Pro uložení ve formátu PDF stikněte tlačítko Stáhnout PDF.

Náš tip: Naše aplikace dovoluje nastavit si formát zobrazování cen na zakázkovém listu vůči DPH a vypínání jednotlivých přednastavených legislativních vět. Nastavit si je můžete v Nastavení -> Zakázky v sekci Tisk.

Obr.: Zvýraznění polohy tlačítek pro tisk/stažení zakázkového listu.

Protokol o stavu vozidla slouží k zaznamenání stavu vozidla přebíraného k práci. Můžete na něm zaznamenat případné poškození vozu, či zaznamenat stav nádrže. 

Postup vytvoření protokolu o stavu vozidla:

1. Otevřete zakázku, pro kterou chcete protokol vytisknout.
2. Stikněte tlačítko Protokol o stavu vozidla.

Náš tip: Protokol vypisuje ze zakázky údaje zákazníka a přiřazeného vozidla. Ujistěte se, že tyto údaje máte vyplněné před tiskem protokolu.

Obr.: Zvýraznění polohy tlačítka pro tisk protokolu o stavu vozidla.

Náš systém nabízí skladový systém. Začněte vytvořením Vaší první skladové položky.

1. Otevřete svůj sklad kliknutím na Sklad -> Položky.
2. Klikněte na tlačítko + Přidat nový záznam.
3. Vyplně kartu skladové položky.
4. Stikněte tlačítko Uložit.

Náš skladový systém nabízí možnost přiřadit skladové položce dodavatele, značku, skupinu. Všechny tyto předdefinované hodnoty můžete editovat v dalších podmenu skladu.