Novinky verze 1.7:
Přímé odesílání e-mailů
Nyní můžete odesílat dokumenty přímo z Dílna.online. Bez nutnosti přepínání do poštovního klienta.
Propojte svůj e-mail s Dílna.online, využijte přednastavené šablony nebo je libovolně upravte. Odesílání faktur, zakázkových listů, připomínek servisu, záznamů pneu hotelu nebo třeba upomínek na končící STK se stane otázkou několika vteřin. Pohodlně, bez opuštění naší aplikace.
Možnost nastavení e-mailové schránky naleznete v Nastavení -> Komunikace. Po vyplnění základních údajů o e-mailové schránce můžete otestovat propojení tlačítkem Otestovat připojení. Tímto nastavením nijak nedáváte přístup k příchozím e-mailům z vaší schránky, jedná se pouze o připojení k odesílacímu serveru. Pokud byste si nevěděli s nastavením rady, neváhejte nás kontaktovat - rádi vám pomůžeme schránku nastavit.
Popis obrázku: Ukázka nastavení SMTP e-mailové schránky v aplikaci
Šablony jednotlivých e-mailů lze nastavit ve spodní části stejné obrazovky (Nastavení - Komunikace). Nemusíte využívat pouze přednastavené, můžete si je upravit dle vlastních potřeb nebo vytvořit úplně nové . Pro úpravu a vytváření šablon slouží v editaci proměnné. Pro každý modul jsou k dispozici různé proměnné. Jejich zkopírováním a vložením do šablony použije systém požadovaná data ze záznamu, který posíláte. Např. "{DODAVATEL_IC}" u modulu faktur se při odeslání automaticky vloží IČ dodavatele z konkrétní faktury.
Popis obrázku: Ukázka editace e-mailové šablony
K samotnému odesílání slouží u každého modulu fialové tlačítko Odeslat v pravé horní části obrazovky. Po kliknutí vám systém nabídne všechny dostupné šablony pro konkrétní modul a zobrazí e-mail, na který budete odesílat. Pokud před odesláním chcete zobrazit finální podobu zprávy, upravit příjemce nebo přepsat e-mail, použijte tlačítko Upravit. Pokud chcete zprávu rovnou odeslat, klikněte na Odeslat.
Popis obrázku: Nabídka dostupných šablon po kliknutí na tlačítko Odeslat
Všechny odeslané e-maily můžete zobrazit tlačítkem Historie komunikace v pravé horní části obrazovky Nastavení - Komunikace. Uvidíte datum odeslání, uživatele který zprávu odeslal, příjemce a samotný obsah e-mailu. Historii komunikace lze zobrazit také v konkrétní zakázce nebo kartě vozidla.
Přímé odesílání SMS
Potvrzení zakázek, připomínky nebo upozornění v SMS schránce zákazníka během několika vteřin.
Funkce odesílání SMS umožňuje rychle a jednoduše informovat zákazníky. Můžete informovat o potvrzení zakázky, připomenutí termínu, o dokončení vozidla nebo třeba o blížícím se konci STK. Využít můžete stejně jako při e-mailové komunikaci šablony pro SMS zprávy.
Aktivaci a nastavení SMS kanálu naleznete v Nastavení - Komunikace. Kanál je ve výchozím stavu deaktivovaný, po vaší aktivaci je ihned připravený k použití.
K dispozici je několik možných nastavení, pojďme se na ně společně podívat:
Systémové číslo / Vlastní jméno odesílatele: Nastavuje, zda chcete aby zákazník viděl při obdržení SMS náhodné číslo, nebo název vaší dílny. Cena SMS se systémovým číslem je nižší. Vlastní jméno je limitováno maximálně 11 znaky.
Zapnout diakritiku: Tak jako cenu SMS upravuje jméno odesílatele, ještě větší rozdíl dělá zda bude odeslána s diakritikou nebo bez. Limit 1 zprávy s diakritikou je 70 znaků, zatímco bez ní může mít 1 SMS až 140 znaků. Deaktivace diakritiky nabízí velkou úsporu kreditů při odesílání.
Ceník SMS: Cena odchozí zprávy se liší nejen délkou, ale také operátorem příjemce. Aktuální ceník vidíte vždy ve vaší aplikaci.
Popis obrázku: Nastavení SMS komunikačního kanálu v aplikaci
Kredity si můžete pohodlně nakoupit přímo z aplikace tlačítkem Dobít kredit. Kredity neplatíte nám, ale poskytovateli SMS brány. Doklad o koupi dorazí na váš e-mail. Aktuální stav kreditu se aktualizuje automaticky každou hodinu, nebo jej můžete ručně aktualizovat ikonou Načíst vedle stavu kreditu. Pokud se budete blížit nízkému stavu kreditu, v aplikaci zobrazujeme upozornění.
Šablony jednotlivých SMS lze nastavit ve spodní části stejné obrazovky (Nastavení - Komunikace). Nemusíte využívat pouze přednastavené, můžete si je upravit dle vlastních potřeb nebo vytvořit úplně nové . Pro úpravu a vytváření šablon slouží v editaci proměnné. Pro každý modul jsou k dispozici různé proměnné. Jejich zkopírováním a vložením do šablony použije systém požadovaná data ze záznamu, který posíláte. Např. použitím "{SPZ}"se při odeslání automaticky vloží SPZ vozidla zákazníka. POZOR! Při tvorbě šablony vidíte orientační počet znaků, avšak po dosazení dat za proměnné bude SMS delší. Doporučujeme ruční kontrolu při odesílání prvních zpráv. Systém vám při finálním odesílání vždy počet zpráv zobrazí.
Popis obrázku: Ukázka editace SMS šablony
K samotnému odesílání slouží u každého modulu fialové tlačítko Odeslat v pravé horní části obrazovky. Po kliknutí vám Dílna.online zobrazí všechny dostupné šablony pro konkrétní modul a telefonní číslo, na které budete odesílat. Pokud bude zpráva znaky delší než 1 SMS, zobrazí vám celkový počet zpráv. Pokud před odesláním chcete vidět finální podobu zprávy, upravit telefonní číslo příjemce nebo přepsat zprávu, použijte tlačítko Upravit. Pokud chcete zprávu rovnou odeslat, klikněte na Odeslat.
Popis obrázku: Nabídka dostupných šablon po kliknutí na tlačítko Odeslat
Všechny odeslané SMS můžete zobrazit tlačítkem Historie komunikace v pravé horní části obrazovky Nastavení - Komunikace. Uvidíte datum odeslání, uživatele který zprávu odeslal, příjemce a samotný obsah zprávy. Historii komunikace lze zobrazit také v konkrétní zakázce nebo kartě vozidla.
Export skladových položek
Inventura skladu je teď mnohem jednodušší. Exportujte všechny položky přímo do přehledného Excelu.
Jedním tlačítkem získáte kompletní export vaše skladu. Může sloužit například k provedení inventury. Filtrováním položek můžete určit, jestli stáhnete všechny položky, nebo pouze vyfiltrované. Tlačítko Stáhnout inventurní list naleznete na Sklad - Položky, v pravé horní části obrazovky.
Popis obrázku: Možná podoba staženého souboru po otevření v Excelu
Modul historie úprav
Časový záznam o vytvoření nebo úpravě záznamů. Kdykoli zjistíte, kdo a kdy upravil konkrétní položku.
Pro vyšší přehled správce v aplikaci je k dispozici modul, který zaznamenává každé vytvoření, úpravu nebo smazání jakéhokoliv záznamu. K dispozici je v Nastavení - Historie změn.
Přehledně zobrazuje datum, uživatele, typ činnosti, dotčený modul a konkrétní záznam.
Popis obrázku: Historie změn v aplikaci Dílna.online
Nový modul Připomínky
Na nástěnce přibyly připomínky. Abyste už na nic důležitého nezapomněli.
Dosud jste je v aplikaci znali jako události. Na nástěnku jsme přidali seznam připomínek s možností rychlé editace a zároveň každá připomínka s datem slouží jako událost v kalendáři.
Všechny dokončené i nedokončené připomínky můžete zobrazit z nástěnky kliknutím na tlačítko Zobrazit více na kartě Připomínky.
Popis obrázku: Modul Připomínky na nástěnce
QR kódy pro vytvoření kontaktu v telefonu
Pouhým načtením QR kódu z obrazovky můžete zákazníkovi zavolat, nebo si jej uložit jako kontakt.
V Dílna.online si dáváme za cíl ušetřit váš čas. Další funkcí, která tomu dopomůže, je možnost zobrazení QR kódu kontaktu přímo na kartě zákazníka. Načtením tohoto kódu fotoaparátem vašeho mobilním zařízení dojde k nabídnutí přímého volání na číslo zákazníka, nebo k vytvoření kontaktu ve vašem telefonu z údajů aplikace. Kód je dostupný po kliknutí na fialové tlačítko QR kód kontaktu.
Popis obrázku: Zobrazení QR kódu po kliknutí na tlačítko QR kód kontaktu
Propojení s bankovnictvím
Nastavte si nofitikace z bankovnictví a nechte náš systém automaticky párovat příchozí úhrady.
Další novinkou pro úsporu vašeho času je automatické párování příchozích plateb s fakturami vystavenými z Dílna.online. Nastavením odesílání e-mailů o příchozí platbě z bankovnictví do vaší aplikace dojde k automatickému nastavování stavu plateb na Zaplaceno/Částečně zaplaceno.
Možnost propojení naleznete v Nastavení - Faktury - Propojení s bankovním účtem. Po kliknutí na tlačítko Požádat o aktivaci vás kontaktuje náš tým a společně provedeme aktivaci. Ve spodní části obrazovky můžete nastavit e-mail, na který vám budou chodit od nás potvrzení o přijetí platby a spárování s fakturou, případně chybové hlášky pokud se příchozí platbu nepodaří spárovat se žádnou vámi vystavenou fakturou. Touto funkci nedáváte nijak přístup do vašeho bankovnictví. Samotné nastavení v bankovnictví provedete vy, zašleme vám návod podle toho, u jaké banky je vedený váš účet.
Popis obrázku: Modul Propojení s bankovním účtem v nastavení vaší aplikace.
Další vylepšení:
- Kopírování VIN a SPZ přímo ze zakázky
- U vozidla nově zobrazujeme rozšířené technické údaje
- Rychlé vytvoření výrobce, měrné jednotky, dodavatele nebo skupiny
- Dodavatelé můžete rozšířit o kontaktní údaje
- Zobrazujeme seznam importovaných dodacích listů
- Mazání zakázky přímo z rychlého náhledu v kalendáři
- Nový formát souhrnu faktur (Excel)
- Nová statistika: hodnota odpracovaných hodin
- Nová statistika: celkový zisk z přirážek
- Hromadné přidávání pracovních výkazů (sjednocení/rozdělení) do zakázky
- Záznam pneu hotelu rozšířen o vstup "šrouby"
- Historii pneu hotelu od této verze zobrazujeme také na kartě vozidla
- Hotové zakázky v kalendáři jsou přeškrtnuté
- Nový filtr faktur: uhrazeno v období od–do
- Ještě rychlejší načítání dat
Doufáme, že vás novinky v Dílna.online potěší a pomohou Vám usnadnit každodenní práci.
Pokud si s některou z nových funkcí nebudete vědět rady, neváhejte se na nás obrátit. Rádi vám pomůžeme a poskytneme technickou podporu.
